Seating plan sin colas: fórmulas que funcionan con bodas de más de 150 invitados

Si no quieres que la zona del seating plan se convierta en un punto de desorden y confusión, sigue nuestros consejos para que nadie tenga que esperar

Pocas cosas generan más caos en una boda grande que el momento de encontrar la mesa. Una invitada que no encuentra su nombre, otra que, directamente, no ve el cartel, niños correteando por medio… Si tu boda cuenta con más de 150 invitados, debes tener presente que se pueden formar pequeñas colas, miradas perdidas y cierta impaciencia junto al seating plan. Por eso, su buena organización es tan importante.

La buena noticia es que existen fórmulas muy efectivas pensadas para evitar aglomeraciones y hacer que todo fluya. Desde tarjetas individuales hasta mapa gigantes o incluso códigos QR, cada opción tiene sus ventajas e inconvenientes. Lo importante es elegir la que mejor se adapte al número de invitados, al estilo de la boda y, sobre todo, al espacio disponible.

Ya dimos el otro día unas breves pinceladas hablando del nombre de las mesas, uno de los tips clave para hacer que el seating plan se entienda a la perfección.

¿Cómo podemos hacer que el seating plan se convierta en un rincón sencillo y lleno de magia?

Ideas para un seating plan sin colas

1. Tarjeta con nombre

Consiste en preparar unas tarjetas individuales donde se pueda leer el nombre de cada invitado y su número de mesa, colocadas en una mesa a la entrada. Estas tarjetas pueden colocarse simplemente sobre una gran mesa y que cada invitado vea su número o su número o, si quieres hacerlo mucho más original, se puede crear una versión en miniatura de las mesas y que los invitados logren ubicarse a partir de estas y sus tarjetitas.

Estas tarjetas, además, pueden convertirse en un detalle decorativo o, incluso, en un bonito recuerdo de la boda. Puede ser también un mini regalo para los invitados, como recuerdo de la boda. No creas que por hacer una tarjeta para cada invitado el coste va a ser mayor. Si contáis con ayuda, puede ser un detalle DIY precioso. Los detalles hechos a manos ya sabéis que tienen un doble valor.

Pero, ¿cuál es el inconveniente? Para ello se requiere una mesa amplia y un buen orden en la colocación de los nombres. Puede ser por orden alfabético o por mesas. Si la boda supera los 150 invitados y las tarjetas no están perfectamente alineadas, los invitados pueden tardar más de la cuenta en encontrar su nombre. En caso de decantarte por esta idea, coloca un cartel llamativo que diga “Encuentra tu sitio”. 

2. Mesas por color

¿Por qué no dividir a los invitados por colores? Esta idea además puede llegar a ser muy divertida. Cada mesa se asocia a un tono diferente y, en la entrada, los invitados reciben un pequeño elemento, como una tarjeta, una pulsera luminosa o un pin del color correspondiente. De este modo, no buscarán un número, sino un color en concreto.

Esto reducirá mucho el tiempo de búsqueda de la mesa y tus invitados se sentarán rápido sin entorpecer el paso de los camareros. Además, es perfecto para bodas temáticas donde la paleta de colores tiene protagonismo.

¿Qué te parece si, además, cuentas con la ayuda de tus invitados y eligen el mismo color para su vestimenta? El resultado será de lo más original.

Intenta que la decoración, la mantelería y las flores vayan acorde al color elegido.

Pero sí, esta idea también tiene un inconveniente y es que funciona mejor con bodas medianas o pequeñas. Si hay demasiadas mesas, los colores pueden confundirse o repetirse.

3. Mapa gigante

Una opción cada vez más popular es colocar un gran panel en la entrada con un plano de todas las mesas y los nombres de los invitados distribuidos en ellas. Es visual, fácil de entender y permite que varias personas lo miren a la vez. Si se hace bonito, a modo de ilustración o incluso como un lienzo, genera un impacto estético y puede convertirse en el rincón más fotografiado de la boda. Será como el clásico seating plan pero mucho más “mascado”.

Eso sí, la letra debe leerse bien para no generar el efecto contrario. Un cartel con “Busca tu mesa” será suficiente para que todos tus invitados se dirijan al frente de este rincón.

4. QR en la bienvenida

La alternativa más moderna consiste en imprimir un código QR visible en varios puntos de la celebración. Los invitados lo escanean con su móvil y acceden a su mesa en segundos. Puede ir acompañado de un buscador por nombre, muy útil cuando la lista de invitados es larga.

Es verdad que este método es muy rápido pero no todos los invitados están familiarizados con estos códigos tan modernos. Los invitados más mayores quizás no sepan bien cómo utilizarlo, incluso, muchos de ellos no tendrán cómo escanearlo. Otro factor a tener en cuenta es que requiere una buena cobertura y sí, por qué no decirlo, un QR gigante no será el elemento decorativo más bonito.

5. Prueba con amigos

Un truco que pocas parejas tienen en cuenta antes de la boda es que pueden contar con un grupo reducido de amigos y familiares y simular el momento del seating plan. Comprueba cuánto tardan en encontrar su sitio y si el cartel elegido se entiende y es intuitivo.

Una prueba de campo que permitirá detectar problemas de diseños, como la letra demasiado pequeña.

6. Plan de apoyo con azafat@s

Por mucho que se organice, siempre habrá algún invitado despistado. Contar con un par de azafatos o personas de confianza que se sitúen cerca del seating plan es garantía para que todo fluya. Ellos pueden ayudar a buscar nombres, indicar direcciones o incluso, acompañar hacia la mesa indicada. Fijándonos en la idea anterior, imagina que tus tíos abuelos, ya mayores, no entienden por qué cada una de las mesas tiene un color diferente.

Podéis pedir a vuestras mejores amigas que se vistan de un color y cada una se encargará de una mesa para llevar a los invitados más mayores. Si tenéis presupuesto, también podéis regalar a esas amigas de confianza una prenda diferente y llamativa que represente ese color de la mesa. Una idea de lo más original.

Con estas ideas vuestro seating plan será casi invisible porque todo se desarrollará de manera fluida y sin colas, regalando a los invitados una experiencia agradable desde el primer minuto.